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Perfekte Abstimmung von Back- und Frontoffice bei Parts Supply dank Integration von SAP B1 und HubSpot

Parts Supply Worldwide B.V. wollte die Inbound-Methodik für die Unterstützung seiner internationalen Expansion nutzen. Um dabei den Kunden voll und ganz in den Mittelpunkt zu stellen, musste das Backoffice-Team sich umfassend mit den Vertriebsmitarbeitern, dem Kundendienstteam und dem Marketingteam abstimmen.

Aber dazu mussten Brücken zwischen den verschiedenen Systemen geschaffen werden, die von diesen Teams genutzt wurden. Während das Backoffice mit SAP Business One (oder SAP B1) arbeitet, verwalten die Teams von Vertrieb, Marketing und Kundendienst ihre Aktivitäten mit HubSpot.

Um diese Verknüpfung zu erreichen, wandte sich das Unternehmen 2018 an Elixir Solutions, und wir haben es möglich gemacht. Hier erfahren Sie wie.

Jetzt die Kundenreferenz als PDF herunterladen

Hubspot sap business one integration parts supply

Schritt 1: Verwaltung der kundenbezogenen Aktivitäten mit dem Besten beider Tools

Für ihre geschäftlichen Aktivitäten sollten die Abteilungen Marketing, Vertrieb und Kundendienst das Beste aus beiden Tools nutzen. Daher wurden bei der Integration folgende Punkte berücksichtigt:

  • Sicherstellen, dass das kaufmännische Team in HubSpot eine 360-Grad-Sicht auf den Kunden hat;
  • die Möglichkeit, Angebote, die mehr Leistung erfordern, in SAP zu verwalten und in HubSpot verfügbar zu machen.

Wir haben für die kundenseitigen Abteilungen 3 Objekte integriert

 

1. Abrufen der Kontodaten in HubSpot

Zunächst einmal müssen sowohl das Backoffice als auch das Frontoffice über genaue Daten zu den Unternehmen verfügen. Das bedeutet, dass die Konten aus SAP B1 in HubSpot übertragen werden müssen. Dabei war die Herausforderung, dass Parts Supply verschiedene Arten von Kunden hat, die in SAP klar voneinander getrennt sind, und dass dies dem kaufmännischen Team angezeigt werden musste.

Deshalb wird diese Trennung bei unserer Lösung durch einfach Attribute der Unternehmen in HubSpot angezeigt.

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2. An den gleichen Kontakten arbeiten, beginnend mit dem Marketing

Ein weiterer wichtiger Punkt für die kaufmännischen Abteilungen sind Leads, Interessenten und Kunden. Bei der Integration von SAP B1 und HubSpot wurde dies berücksichtigt: Die aus SAP stammenden Kontakte werden mit HubSpot synchronisiert und die in HubSpot erstellten Kontakte an SAP gesendet, mit einem Hinweis, dass sie aus HubSpot stammen.

 

3. Abwicklung des Verkaufsprozesses sowohl in HubSpot als auch in SAP B1

Die Vertriebsteams verwalten den Beginn der Verkaufsprozesse in HubSpot: Sie nehmen Kontakt auf und verfolgen die Interaktionen mit den Interessenten im CRM. Sie erstellen die Deals in HubSpot. Um die Klassifizierungsebene der Deals in HubSpot wiederzufinden, werden auch die Attribute aus SAP konvertiert.

Wenn es darum geht, ein Angebot an den Kontakt zu senden, wechseln sie zu SAP. Warum? Weil sie zur Erstellung mehr Leistung und Präzision benötigen. SAP macht das möglich, da dort alle Informationen über den Deal sowie die detaillierten Produkte vorliegen.

Sobald das Angebot in SAP erstellt wurde, wird es an HubSpot zurückgeschickt und mit dem Deal verknüpft. Auf diese Weise bleiben die Informationen für die Vertriebsmitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit verfügbar.

 

Interessiert mehr über die Integrationen zwischen SAP und HubSpot zu erfahren? Jetzt für das Webinar anmelden.

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Schritt 2: Verwaltung der verkauften und installierten Maschinen auf dem Gelände des Kunden in HubSpot

Parts Supply führt Buch über die verkauften und bei den Kunden installierten Maschinen. Diese Informationen waren bereits in SAP Business One vorhanden. Damit die Marketing-, Vertriebs- und Kundendienstteams diese Informationen jedoch nutzen können, um ihre Interaktionen mit den Kontakten anzupassen, müssen diese in HubSpot verfügbar sein. Dank des Add-ons Asset Maintenance HubSpot von Elixir Solutions haben die Vertriebs- und Marketingteams jetzt einen besseren Überblick über die Daten der installierten Maschinen. So können sie Möglichkeiten schaffen, mit ihren Kunden in Kontakt zu treten.

Wie hilft das den Teams mit Kundenkontakt bei ihrer täglichen Arbeit?

  • Das Marketing ist in der Lage, Kampagnen auf der Grundlage der Maschinen zu starten, die die Kunden bereits besitzen, und auf der Grundlage der möglichen Wartung dieser Maschinen.
  • Vertriebsmitarbeiter können bei einem Kundenbesuch schnell feststellen, welche Maschinen bereits installiert sind. Sie können diese überprüfen und Möglichkeiten für Up-Selling und Cross-Selling finden.
  • Wenn ein Ticket eingeht, kann das Kundendienstteam schnell überprüfen, welche Maschine der Kunde hat und seit wann, und so eine effektivere Nachverfolgung durchführen.

 

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Fazit: Ein komplettes Projekt, das Brücken zwischen Back- und Frontoffice schlägt

Wir haben bei Parts Supply ein Projekt durchgeführt, das sowohl das Backoffice als auch die Vertriebs- und Marketingteams in die Lage versetzt, ihre Aufgaben optimal zu erfüllen. Für die kaufmännischen Abteilungen ist es von entscheidender Bedeutung, dass sie wissen, was im Backoffice passiert und was für die Kunden verfügbar ist. Sie mussten ihre Aktivitäten mit dem dazu am besten geeigneten Tool verwalten: HubSpot. Und genau das haben wir geschafft.

Im Fall von Parts Supply, das wichtige Materialien an die Bauindustrie verkauft, ist es für das Marketing- und Vertriebsteam ebenfalls von entscheidender Bedeutung, einen Überblick über die installierte Basis seiner Kunden zu haben, damit es seine Arbeit erledigen kann. Mit dem von uns erstellten Add-on war das möglich!

Wollen Sie mehr über unsere Integrationsprojekte wissen?

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